شددت وزارة التعليم على أن إجراءات تعديل البيانات الشخصية للطلاب في وثائقهم الدراسية، من شهادات واستمارات وكشوف درجات وبطاقات نقل، تخضع لضوابط معتمدة وفقًا لدليل الاختبارات، وتشمل جميع البيانات الأساسية مثل الأسماء، أو تاريخ الميلاد، أو مكان الميلاد، أو الجنسية، أو أي اختلافات أخرى، وذلك بما يضمن دقة السجلات الرسمية وحفظ الحقوق.

أكدت الوزارة أن تعديل بيانات الطالب الذي لا يزال على مقاعد الدراسة يكون من اختصاص المدرسة التي يدرس بها، حيث تتولى المدرسة مطابقة بيانات الطالب بدقة ورفع تذكرة دعم أنظمة بيانات الطلاب في النظام الإلكتروني إلى إدارة التعليم، موضحة البيانات المطلوب تعديلها ومرفقة بالمستندات اللازمة مثل إشعار التعديل، جواز السفر، الهوية الوطنية، أو الإقامة، مع أهمية التحقق من الأصول ومطابقتها والتأكد من أن المؤهلات تتفق مع واقع الطالب.

وتتولى إدارة التعليم بعد ذلك دراسة طلب التعديل والتحقق منه والموافقة عليه، ليتم تعديل البيانات في النظام الإلكتروني وعكس التعديل على السنوات الدراسية المسجلة للطالب، مع توجيه المدرسة بإعادة طباعة شهاداته بالبيانات الجديدة، وفي حال تعذر التعديل من خلال المدرسة، أو أن الطالب ليس على مقاعد الدراسة مثل الطالب الخريج أو المنقطع، يتم التقديم عبر بوابة “نتائجي” موضحًا البيانات المطلوب تعديلها، لتتولى إدارة التعليم استكمال الإجراءات وطباعة الشهادات.

كما نصت التعليمات على أنه في حال وجود تعديلات جوهرية لبيانات الطالب مثل الاسم الأول، أو اسم الأب، أو رقم السجل المدني، أو الجنسية، أو أكثر من معلومة، وكانت نتائج الطالب وشهاداته مسجلة في النظام الإلكتروني، فيتم عكس التعديل على جميع السنوات الدراسية وإعادة طباعة الشهادات بالبيانات الجديدة، أما الطالب الذي يرغب بتعديل بيانات جوهرية في شهادة صادرة من النظام الإلكتروني ولديه شهادات سابقة من السجلات الورقية، فيلزم باستخراج شهادة نهاية آخر مرحلة دراسية من السجلات بالبيانات الجديدة وإرفاقها مع طلب التعديل.

أوضحت الوزارة أن تعديل شهادات ووثائق صفوف النقل يُسند للمدرسة التي أصدرت الشهادة، وفي حالة تعذر ذلك تقوم إدارة التعليم بالمهمة، كما تلتزم المدرسة في حال إجرائها للتعديل بإبلاغ إدارة التعليم لتقوم بدورها بإجراء التعديل في السجلات الورقية المحفوظة لديها أو عبر البرنامج الإلكتروني.

وشددت التعليمات على أن التعديل في المؤهلات الدراسية الأجنبية الصادرة من خارج المملكة غير مقبول إلا من الجهات الرسمية التي أصدرت تلك الوثائق في الدول المعنية.

ويعتمد مدير إدارة تقويم الأداء المعرفي والمهاري التعديل في الوثائق التي أُجري عليها التغيير، ليتم بموجبه التعديل في السجلات، وتزويد المدارس بخطابات رسمية لإجراء التعديل في السجلات الورقية لديها، أو العكس إذا تم التعديل من خلال المدرسة.

وأكدت الوزارة أن كل جهة لديها سجلات ورقية محفوظة سواء كانت المدرسة، أو إدارة تقويم الأداء المعرفي والمهاري، أو الإدارة العامة لتقويم الأداء المعرفي والمهاري، ملزمة بإجراء التعديل في سجلاتها وإبلاغ بقية الجهات الأخرى بذلك.

كما يتم إبلاغ الإدارة العامة لتقويم الأداء المعرفي والمهاري بأي تعديل جوهري في الأسماء المتعلقة بشهادات الثانوية العامة لجميع الأعوام، وشهادات الكفاءة المتوسطة الصادرة قبل عام 1406هـ، وكذلك شهادات المرحلة الابتدائية الصادرة قبل عام 1394هـ، لتقوم بتعديل السجلات المحفوظة لديها.

وبينت الوزارة أنه يجب على إدارات التعليم التي تستقبل طلبات تعديل شهادات صادرة من إدارات أخرى توجيه المستفيد للتقديم عبر نظام “نتائجي” موضحًا فيه البيانات المطلوب تعديلها، وبعد دراسة الطلب والموافقة عليه، تتولى إدارة التعليم استكمال الإجراءات عبر إنشاء تذكرة دعم أنظمة بيانات الطلاب في النظام الإلكتروني للشهادات الصادرة إلكترونيًا، أو إحالة الطلب لإدارة التعليم التي أصدرت الشهادة لتقوم بتعديلها في سجلاتها، ومن ثم إعادة إحالة الطلب لإدارة التعليم التي يتبع لها صاحب الطلب لتسليم الشهادة. ويهدف ذلك إلى تسهيل إجراءات المراجعين وتيسير الخدمات، خاصة أن بعض الطلاب حصلوا على وثائقهم الدراسية من إدارات متعددة، فيما قد يكون عمل أو سكن بعضهم في مناطق غير التي صدرت منها شهاداتهم.

أوضحت التعليمات أنه عند طلب تعديل الجنسية السعودية إلى جنسية أخرى، تقوم إدارة التعليم المصدرة للشهادة بمخاطبة فرع الأحوال المدنية للتأكد من ثبوت الجنسية السعودية للمتقدم، ويُرفق مع الخطاب صورة الهوية السعودية وهوية الجنسية الأخرى، وفي حال وردت إفادة من الأحوال المدنية بثبوت الجنسية السعودية فلا يتم التعديل، أما بالنسبة للطلاب غير السعوديين فتكتب بياناتهم من واقع جوازات السفر أو الجوازات المضافين فيها، شريطة أن يكون الاسم مثبتًا كاملًا، وأن يكون الجواز ساري المفعول.

وأكدت وزارة التعليم حرصها على حفظ دقة بيانات الطلاب في وثائقهم الدراسية، وضمان سلامة السجلات الإلكترونية والورقية، بما يسهل على المستفيدين استكمال إجراءاتهم، ويحافظ على موثوقية المؤهلات التعليمية داخل المملكة وخارجها.